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カフェでの貸切の受け方と営業ポイント

こんにちは!かめ@kamesancafe)です。

この記事は飲食店での貸切営業の受け方や注意点について書いています。

カフェを営業していると貸切の問い合わせって入ることってありますよね。実は貸切営業がたくさん入ると利益率も高くなるのでカフェ運営において貸切は積極的に取っていきたい予約なんです。

貸切営業は決まった料理やコース内容から出していくため、食材のロスが出にくい上に用意しておくことが出来るので人件費まで節約出来るので良い事尽くしなんですよ♪

 

 

ただ貸切って通常営業とは注意するポイントが大きく違うんです。

その為にしっかりと貸切を受ける時のポイントを把握しておかないとクレームにつながる可能性も出てきてしまいますね。

そうなる前にぜひ貸切営業のポイントと予約の取り方を覚えておく事をオススメします。

 

目次

貸切予約を受ける時のポイント

貸切は売上が上がるのでどんどん取って行きたいんですが通常営業ではないので注意が必要なんです。

まずは貸切を受ける時のポイントを見て行きましょう。

貸切予約を受ける時のポイント

 

  • 日時と人数はどのくらいか?さらに最終確定日を決める
  • 最低保証金額は最初に伝える
  • どんなパーティーにしたいのかを聞いてあげる
  • 要望に答えられる範囲で提案する
  • お店からの要望を伝える
  • 最後に確認する

 

 

日時と人数と最終確定日を決める

 

まず、予約を取る時は日時と人数を必ず確認します。

人数が少ない場合は最低保証金額(後で出てきます)や貸切自体出来るかに関わってきますので必ず確認します。

また希望日に他の予約が入っていないか確認しなくてはいけません。

 

もし仮で貸切予約を取る場合もしっかりと予約として書いておかないとトラブルの原因になりので注意が必要なんです。

まれに問い合わせをしただけで仮予約が出来たと勘違いする人もいるのでしっかりと仮予約するのかを確認しましょう

 

最終確定日も必ず決めましょう。これを決めずに当日10人減ったりすると食材のロスにも繋がってしまいますので注意が必要です。

 

最低保証金額を決める

最低保証金額の提示はかなり重要ですね。

 

かめ
最低保証金額と売上は何が違うの?

 

最低保証金額は「どんなに人数が少なくても〇〇万円は貰いますよ」といったものです。

例えば通常3時間で10万円の売上が出るお店で30人の貸切をやったとします。

その時に4000円の飲放題コースで予約した場合30人×4000円で12万円になるので問題ないですよね。

しかし当日に急遽15人減ってしまった場合15人×4000円で6万円の売上になってしまいます。

これでは通常営業していた方が売上も上がるので無駄になってしまうんです。

そこで最低保証金額を10万円に設定しておけばどんなに人数が減っても10万円の売り上げは保証して貰えるという事になるので売上が落ちなくなるんですね。

 

 

最低保証金額

  • 人数変更などで赤字にならない様にする為の金額
  • 少ない人数で貸切したい人の為に必要な金額
  • リスト

最低保証金額の設定は店舗によって違いますが通常営業を2時間した時の売上を1.5倍にしたくらいが妥当です。

 

どんなパーティーにしたいのかを聞き取り提案する

通常営業の場合はある程度お店のルールを守って食事してもらう事は他のお客さんの為にも重要な事ですね。

でも貸切の場合はお客さんの自由にさせることも大切なんです。

 

かめ
勝手に色々やられたら困るよ

確かに勝手にやられてしまうとお店にとって不都合な事やパーティー自体が上手くいかない事もありますよね。

特に色々とやりたい事がある幹事さんの場合、しっかりとヒアリングしていないと急に出来ない事をやり始めるパターンが多くトラブルの原因になるので注意が必要です

 

 

しかしせっかくお店でパーティーをしてもらうのであればしっかりと楽しんで満足してほしいですよね。

その為にも幹事さんの要望をしっかりと聞いてあげることが大切なんです。

またお客さんは特別な日に貸切をしてくれ流ので、こまめに要望を聞いて幹事さんの期待以上のパーティーにする事が出来れば今後も何度も足を運んでくれる常連さんになってくれるんです。

 

お店からの要望を伝える

 

お店側に貸切の経験がある場合はトラブルが起きないためにどんな風にパーティーを作っていけばいいのか伝えるのも大切です。

 

ほとんどのお客さんはあなたのお店でどう言った問題が起きるのかやどういう風にすればスムーズにパーティーが進むのかがわからないんです。

そのためにしっかりとお店からの要望を伝える必要があります。

お店からの要望(例)

  • 乾杯のドリンクは一杯ずつ作るよりスパークリングの方がお待たせしないのでオススメ
  • 準備の時間があるので幹事の入場は30分前からにしてください
  • ラストオーダーは時間で閉めてしまいます(聞きにはいかない)

ここであげたのは一例ですが後々トラブルにならない様にしっかりと確認して納得してもらうことが大切な事なんです。

 

 

もちろん「パーティーをスムーズに進める為」や「お客さまとのトラブルを避ける為です」とお客さん目線で伝えてあげる事がポイントです

 

お客さんへの最終確認と直前の電話も忘れずに

 

意外と忘れがちなのが再度徹底的に確認するという事です。

予約を受けた時は内容に納得していますが後日時間がたって幹事さんが忘れてしまっている事もあります。

2〜3日前に電話をして確認すると来店前からお客さんの期待値も上がって来くるので電話は必ずかける事をオススメします。

 

いいパーティーになれる様にしましょう!

 

こんな事を電話で付け加えても期待値アップ間違いないですよ♪

飲食店で貸切はトラブルになりやすいので貸切を受ける時のポイントをまとめてみました。参考にしてみてください。

 

 

おやつぶ運営者

▷お菓子作りを上達したいひと向けたブログおやつぶを運営
▷コツやレシピをわかりやすく解説しています。
▷パティシエ14年目 4人家族 33才 
食品衛生責任者の資格取得
カフェでの商品開発経験あり

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